Audit 2011: Dem Auditor über die Schulter geschaut

Audits 2011: ZG Raiffeisen setzt erneut Standards bei Zertifizierung für Futtermittelsicherheit nach GMP+

Wenn es um Lebensmittel/Futtermittel geht, wird aus gutem Grund genau hingeschaut- zu groß ist die Verantwortung für Mensch, Tier und Umwelt. Alle Getreide- und Ölsaaten-Erfassungsstellen der ZG Raiffeisen sind für Futtermittelsicherheit nach der Norm GMP+ (Good Manufacturing Practice) zertifiziert, ihr Qualitätsmanagement-System nach der Norm DIN EN ISO 9001. Alle drei Jahre muss jeder Standort erneut geprüft werden, um das Zertifikat zu behalten. So geschehen beim jüngsten externen Audit Anfang Juni, als sich 20 Standorte der ZG Raiffeisen erfolgreich den Auditoren stellten.

Der Auditor sieht nicht aus wie ein Kontrolleur. Doch genaugenommen ist er das auch gar nicht, sondern „Fachmann für Risikominimierung“. „Vermeidbare Probleme vermeiden“ ist sein Geschäft, wie er es nennt. Eigentlich geht es darum, sich Gedanken über alle Arbeitsabläufe und alle möglichen Gefahrenquellen zu machen und sich zu überlegen: Wie gehe ich mit dieser Gefahr um?

Dem feinen Getreidestaub, der in und um die Anlage vorkommt, schenkt der Auditor kaum Beachtung. Er kennt das Geschäft. „Der Staub ist normal, Getreideerfassung ohne Staub gibt es nicht“, sagt er. Doch alles andere lässt er sich zeigen – und das ohne Ausnahme: Gebäude, Anlagen, Maschinen, Dokumentation. 

Mehr Sicherheit durch Kontrolle

Eine Zertifizierung ist ein fortlaufender Prozess und bedarf einer regelmäßigen Bestätigung durch sogenannte Audits. Bei einem Audit - wörtlich "Anhörung - wird ein Unternehmen durch eine externe Stelle einer Begutachtung nach einem vorgeschriebenem Verfahren unterzogen. Dabei prüft ein unabhängiger Gutachter im Auftrag des Zertifizierungsinstituts, ob das betreffende Unternehmen die Norm einhält, die zum Führen des jeweiligen Zertifikats berechtigt. Wenn alles in Ordnung ist, wird das Zertifikat verlängert, ähnlich wie eine TÜV-Plakette. So geschehen beim jüngsten externen Audit Anfang Juni, als sich 20 Standorte der ZG Raiffeisen erfolgreich den Auditoren stellten.

Verbesserung statt Kontrolle

Allzu oft haftet Audits noch der Geruch von Kontrolle und Bevormundung an. Tatsächlich sind sie für das Unternehmen nicht nur Instrumente zur Risikominimierung, sondern gehören mittlerweile zur Geschäftsgrundlage. Insbesondere im internationalen Handel kann kein Unternehmen mehr ohne international anerkannte Qualitätsstandards am Markt bestehen. Kunden kaufen nur zertifizierte Ware, bei der sie sicher sein können, dass alles einwandfrei ist. Genauso selbstverständlich ist es, dass die ZG Raiffeisen nur zertifiziertes Saatgut vertreibt. Da Saatgut nicht in die Nahrungskette gelangen kann, betrifft dies ein anderes Qualitätssystem. Hier greift das Saatgutverkehrsgesetz, zuständig ist das Bundessortenamt.

Eingebaute Prozessoptimierung

Für das Unternehmen bedeutet das Zertifikat einen handfesten geldwerten Vorteil. Die strengen Vorgaben helfen, die Qualität der Ware systematisch weiter zu steigern. Zugleich senken sie Fehlerkosten, weil viele Prozesse und Abläufe bereits durch das Qualitätsmanagement-System geregelt sind. Das Unternehmen kann sicher sein, dass seine Produktionsstätten auf einem konkurrenzfähigen Stand sind und dass die Arbeitsabläufe effizient sind. Die Mitarbeiter wissen was zu tun ist, damit nichts passieren kann. Denn Qualitätsstandards lassen sich – abgesehen von reinen Grenzwerten – am Besten durch Arbeitsabläufe und Prozesse definieren, deren Einhaltung dann dokumentiert und kontrolliert wird., Maßnahmen zur Gefahrenreduzierung und -beseitigung sind genau beschrieben. Das Qualitätsmanagement bedeutet daher für das Unternehmen und seine Mitarbeiter nicht nur Sicherheit, sondern auch eine systematische Optimierung der Arbeitsabläufe.

Einfach Abhaken genügt nicht

Das Audit beginnt mit einer ausführlichen Begehung des Standortes. Der Auditor geht mit dem Qualitätsmanagementbeauftragten des Unternehmens (QMB) und dem Qualitätsverantwortlichen der Region (QVA) durch alle Räume, Lagerhallen und die Außenanlagen und hält im wahrsten Sinne des Wortes die Augen offen. Nichts wird einfach auf Listen abgehakt, alles wird hinterfragt. Liegen irgendwo Getreidereste, Werkzeuge oder Maschinen herum? Nein, alles ist sauber und aufgeräumt. Wo ist die Prüfplakette für den Fahrstuhl? Sie klebt nicht in der Kabine, sondern im Wartungsbuch. Bieten die baulichen Gegebenheiten Nistflächen für Vögel oder sonstige Tiere, die Schädlinge oder Krankheitserreger übertragen könnten? Der größte Teil aller freien Flächen ist bereits mit Spikes zur Vogelabwehr ausgestattet. Sind die Hallenfenster gegen Vogeleinflug gesichert? Natürlich. In welchem Zustand sind die Temperaturfühler der Trocknungsanlage? Einwandfrei. Ob er in die Wartungsschächte der Elevatoren sehen könne, fragt der Auditor. Kein Problem. Etwas Staub, aber keine Verschmutzung.

Wo Lagerung und Verarbeitung aufhören, beginnt die Transporthygiene. Sind alle Transportvorgänge lückenlos dokumentiert, damit sichergestellt ist, dass nur lebensmittelkonforme Ware im selben Fahrzeug befördert wird? Wurden die Fahrzeuge ordnungsgemäß gewartet und gereinigt? Ja, die Häkchen auf den Papieren sind gesetzt, alles ist vollständig ausgefüllt. Der Auditor fragt nach den Schulungslisten der Fahrer. Wie lange arbeiten die Fahrer schon in der Firma? Der jüngste, wie lange ist er schon dabei, und wie ist er in seinen Job eingeführt worden? Er ist am Anfang erst drei Wochen bei einem erfahrenen Kollegen mitgefahren, bevor er eigene Touren fahren durfte? Der Auditor nickt und ist zufrieden.

Gute Zeugnisse

Anschließend wird die gesamte Dokumentation für alle Vorgänge gesichtet: Geräteblätter, Wartungs- und Prüfprotokolle, Schadstoffmonitoring, Wasseranalyse, Arbeitsanweisungen. Von allen Lieferungen sind Rückstellmuster hinterlegt. Dies sind Proben, die bei Annahme und Verladung entnommen werden und  anhand derer bei einer eventuellen Reklamation untersucht werden kann, in welchem Zustand die Ware ankam oder versendet wurde. Sind die Muster ordnungsgemäß gelagert und verzeichnet? Sie liegen ordentlich aufgeschichtet im Probenraum. Gibt es auch für den Ölbrenner der Trocknungsanlage ein Wartungsprotokoll? Sicher, es findet sich zwischen den Geräteblättern. Seine Beobachtungen und die Ergebnisse der Befragung tippt der Auditor in seinen Laptop.

Dieser scheinbar endlose Papierkram ist für die Mitarbeiter oft ermüdend, doch erledigen sie ihn geduldig und mit Sorgfalt. Für die Mitarbeiter ist das Qualitätsmanagement die beste Rückversicherung, die es gibt, falls doch einmal etwas an einer Lieferung beanstandet werden sollte. Wenn alle Standards ordnungsgemäß eingehalten werden, alle Listen und Protokolle ordnungsgemäß ausgefüllt sind, können sie sicher sein, dass sie alles richtig gemacht haben. Ein Fehler auf Seiten des Unternehmens ist dann so gut wie ausgeschlossen, so streng sind die Vorgaben der Norm.

Erneut Standards gesetzt

Als der Auditor das Ergebnis verkündet, können alle Beteiligten mehr als zufrieden sein: Nur wenige Abweichungen der Stufe 3 („gering“), bei 20 überprüften Standorten ein sehr gutes Ergebnis. Minuspunkte gibt es lediglich für einige nicht eingetragene Messwerte in ansonsten einwandfreien Protokollen und für einige Köderboxen, die zeitweise nicht dort standen, wo sie hingehören. Dem Gesamtergebnis tut das keinen Abbruch. Kritisch wird es bei Abweichungen ab Stufe 2, bei Stufe 1 droht der Entzug des Zertifikats.

Erneut hat die ZG Raiffeisen im wahrsten Sinne des Wortes Standards gesetzt. Der Auditor ist sichtlich angetan vom Ergebnis. Er lobt die Kreativität  der Mitarbeiter, die sich eigene, individuelle Optimierungsmaßnahmen für ihren Standort haben einfallen lassen. Hier zeigt sich erneut der zusätzliche Wert von Audits: Gesteuerte Prozesse anregen. Kollektive Lösungen finden im Bewusstsein, dass auch andere Bereiche von der eigenen Tätigkeit betroffen sind. Überlegen, welche Gefahren existieren können, und was man dagegen machen kann. Es ist diese Inspiration, die am Ende das nötige Körnchen Gewissheit im täglichen Geschäft bringt.

Ansprechpartner

Markus Weßbecher
Qualitätsmanagement
beauftragter
ZG Raiffeisen-Gruppe
Tel.: 0721-352 1822
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