Audit 2013

Begutachtung von Rückstellmustern (Foto: ZG Raiffeisen)

Audits 2013: Gefahr erkannt, Gefahr gebannt

2013 stand wieder bei rund einem Dutzend Agarstandorte der ZG Raiffeisen die Verlängerung des Qualitätssiegels Good Manufacturing Practice (GMP B3+B4.1) an. Erneut erhielt die ZG Raiffeisen sehr gute Noten für Futtermittelsicherheit. Unabhängige Gutachter prüfen bei den Audits im Auftrag des Zertifizierers, ob das Unternehmen die Qualitätsstandards bei Erfassung, Aufbereitung und Lagerung einhält, die es zum Tragen des Siegels berechtigen. Dieses GMP-Zertifikat wiederum verschafft Kunden und Verarbeitern Gewissheit, dass die Rohware der ZG Raiffeisen einwandfrei ist.

Insgesamt stellt der Auditbericht den Standorten der ZG Raiffeisen ein gutes Zeugnis aus. Der Auditbericht hebt den Stellenwert hervor, den die Qualitätssicherung für das Unternehmen einnimmt. Dies zeige sich an zahlreichen Maßnahmen, die die Unternehmensleitung ergriffen habe, um sicherzustellen, dass die Qualitätsstandards eingehalten werden.

Stärken bei Schulung, Organisation und Qualitätsbewusstsein

Gelobt wurden die Organisation des Auditwesens, die umfangreichen Schulungsmaßnahmen für Mitarbeiter sowie deren Einbeziehung bei der Qualitätssicherung. Positiv erwähnt werden außerdem ein "hohes Qualitäts- und Hygienebewusstsein" beim Personal, der Umgang mit Rückstellmustern sowie die Basishygiene an den Standorten.

Schwächen in der Dokumentation

Negativ fiel stellenweise die Nachweisdokumentation auf, wobei der Bericht auch festhält, dass die Unternehmensvorgaben den Standorten in einem gewissen Rahmen Raum für eigene Lösungen ließen. Bemängelt wurde das Eindringen von Regenwasser an einigen Standorten, was der Bericht aber auf die heftigen Unwetter in den Tagen vor dem Audit zurückführt.

Insgesamt wurden an zwölf begutachteten Standorten vier Abweichungen festgestellt, davon zwei GMP-relevante. Vorschläge für Maßnahmen zur Beseitigung dieser Abweichungen wurden sofort ausgearbeitet und fanden die Zustimmung der Auditoren. Ferner konnte im Bericht festgehalten werden, dass alle fünf Abweichungen, die im letzten Audit 2012 ausgesprochen worden waren, im Sinne der damaligen Feststellungen behoben worden sind.

Doch wie muss man sich die Arbeit eines Auditors vorstellen, und wie sind seine Eindrücke vom Unternehmen vor Ort? Die Online-Redaktion der ZG Raiffeisen hatte in diesem Jahr wieder Gelegenheit, mit einem von ihnen zu sprechen.

Das Fachgespräch

Interview mit einem Auditor 2013


Herr Auditor, Sie sind heute zum dritten Mal bei uns, um uns zu prüfen. Wie haben wir uns gemacht?

Es ist schon immer wieder bemerkenswert, was die Mitarbeiter vor Ort leisten. Manche sind ja sogar allein am Standort. Das finde ich schon toll.

Was sich deutlich gebessert hat in den drei Jahren, in denen ich bei der ZG Raiffeisen auditiere, ist das Standortgefälle von Süd nach Nord bei der Umsetzung von Maßnahmen. Und die Unterschiedlichkeit in der Nutzung von Dokumenten. Das war schon mal schlechter. Es ist weniger geworden, aber nach wie vor vorhanden.

Was ist denn mit unseren Dokumenten?

Es ist einfach zuviel an Formblättern im Umlauf, mit denen ich etwas dokumentieren kann. Ich kann dies nehmen, oder das nehmen, oder jenes nehmen, für Temperaturkontrolle habe ich zwei, für Schädlingsbekämpfung habe ich mittlerweile drei Möglichkeiten. Da ist nicht die klare Linie, die ich mir eigentlich wünsche.

Wir dokumentieren also zuviel?

Nicht zuviel, sondern auf zu vielen Formaten und zu verstreut. Zu wenig einheitlich.

Wo können wir noch besser werden?

Bei der internen Kommunikation. Wo ich ein Manko sehe: Die Leute fragen nicht nach. Das haben wir heute gesehen bei den Geräteblättern. Da haben sich die Mitarbeiter quasi eine eigene Lösung gestrickt. Die haben teilweise Listen geführt, da steht drin, was an dem Gerät gemacht wird, einfach untereinander weg, aber die eigentlichen Geräteblätter werden nicht gepflegt. Ich hab ein Qualitätswesen, ich habe einen QVA, und ich stelle fest, ich arbeite nicht so, wie ich eigentlich sollte, vielleicht fehlt mir ein Formblatt oder der Hintergrund dazu oder was auch immer. Jetzt kommt aber nicht die Rückmeldung an den QVA oder QMB, sondern es wird lieber einfach irgendetwas Eigenes gemacht, das ist mindestens mein Eindruck. Da fehlt es mir ein bisschen an Kommunikation.

Also sind manche Mitarbeiter zu einfallsreich?

Wie ich schon letztes Jahr gesagt habe: In der Praxis ist der Ideenreichtum der Mitarbeiter hier bemerkenswert und ungeheuer wertvoll. Bei der Dokumentation kann das aber möglicherweise kontraproduktiv sein. Auch wenn ich glaube, dass ich gute Ideen habe, sollte ich zumindest vorher mal mit dem Qualitätsbeauftragten gesprochen haben, ob nicht andere Dinge dagegen sprechen. Ich kann dann immer noch innovativ sein. Aber ich kläre vorher ab, bevor ich etwas umsetze, ob das auch wirklich die optimale Lösung ist.

Was haben wir gut gemacht?

Was ich toll finde, sind die jährlichen Schulungen für das Silopersonal. Das ist ja nicht nur etwas, was die Leute fachlich weiterbringt, damit erschlagen Sie auch gleich noch die Themen Hygiene und Arbeitssicherheit mit. Das ist eine Sache, die Sie wirklich beibehalten sollten, auch wenn es gerade mal wenig aktuelle Themen gibt.

Gut gefallen haben mir auch die internen Audits, die ich gesehen habe. Ich habe festgestellt, dass man die Dinge wirklich anspricht. Das ist gut, weil der interne Auditor natürlich einen viel besseren Durchblick im Unternehmen hat und viel mehr in die Tiefe gehen kann. Das hilft vor allem dem Unternehmen, es ist immer tipptopp vorbereitet. Für mich als Auditor ist es unerheblich, ob ich mehr oder weniger Abweichungen und Hinweise schreiben muss. Für das Unternehmen nicht.

Also sind die internen Audits das Erfolgsgeheimnis?

Sie können helfen, aber nur, wenn das Kommunikationsverhalten stimmt. Ich gebe Ihnen ein Beispiel: Das interne Audit stellt fest, die Niederlassung XY muss unbedingt Fremdarbeiter über Personalhygiene aufklären . Das steht im Auditbericht mit Aufforderung zum sofortigen Handeln. Also Gefahr erkannt, Gefahr gebannt, sollte man meinen. Das funktioniert aber natürlich nur, wenn das Personal vor Ort weiß, dass es aktiv werden muss, und wie. Und wenn es das nicht weiß, muss es eben nachfragen.

Es geht bei Audits ja vor allem um das Problembewusstsein, um Maßnahmenbewusstsein: Problem erkannt, verstanden, ist in Arbeit. Wir haben gesehen, bei einer Niederlassung war der Kellerschacht ein paar Zentimeter überflutet. Das ist zum Beispiel sehr lobenswert, dass der Mitarbeiter dann mit der Schaufel kommt und die Feuchtigkeit von Hand aufsammelt.

Das sollte doch eigentlich aber nicht so sein, oder?

Gegen höhere Gewalt ist man nun einmal machtlos. In den letzten Tagen gab es heftige Niederschläge, da kann so etwas schon einmal passieren. Wichtig ist, dass sofort reagiert wird, und das hat der Mitarbeiter getan. Immerhin habe ich da eine gefährliche Situation, ich habe Wasser, Nährstoffe und Temperatur zusammen, und damit die Gefahr von Mikrobenbildung.

 Also hat er gehandelt. Die Kontaminationsgefahr hat er insofern minimiert, indem er sofort versucht hat, das Wasser wegzukriegen. Er hat eine zusätzliche Pumpe reingebracht, hat das auch regelmäßig kontrolliert, und er hat es auch einigermaßen sauber da unten gehabt, dass ich da nicht irgendwelche großen Ansammlungen von Getreide gefunden habe. Insofern hat der Mitarbeiter super reagiert. Wünschenswert wäre natürlich aus unserer Sicht, dass das Unternehmen Maßnahmen ergreift, dass das Problem es nicht wieder auftaucht, aber das sind natürlich wieder Maßnahmen, die ins Geld gehen.

Vielen Dank für Ihre Zeit und für das Gespräch.

Die Fragen stellten Markus Weßbecher und Dr. Jens Kreutzfeldt.

Impressionen vom Audit 2013
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ansprechpartner

Markus Weßbecher
Qualitätsmanagement
beauftragter
ZG Raiffeisen-Gruppe
Tel.: 0721-352 1822
E-Mail

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